Eliminer

1. Identifier, sur la page de garde du bordereau l’administration dont émane la demande : le service demandeur doit y indiquer ses coordonnées et identifier précisément l’agent responsable de l’élimination.

2. Etablir la liste des typologies de dossiers proposés à l’élimination,

3. Renseigner obligatoirement, en regard de chaque typologie, les colonnes :

• Dates extrêmes : indiquer les dates du plus récent et du plus ancien des documents ;
• Métrage linéaire : indiquer le poids ou le volume des documents ;
• Référence aux textes réglementaires : mentionner les textes réglementaires permettant l’élimination des documents ou toute autre précision permettant d’apprécier le caractère éliminable des documents.
• Observations des Archives d'Alsace : laisser vierge de toute mention, puisque réservée aux annotations et remarques des Archives d'Alsace.

4. Envoyer aux Archives d'Alsace, en double exemplaire papier, le bordereau d’élimination signé par le chef de service et revêtu du cachet de l’administration.

Les Archives d’Alsace devront obligatoirement recevoir deux exemplaires papier originaux, c’est-à-dire signés de manière manuscrite et non photocopiée, afin que la signature du service demandeur soit valide et que le document final puisse avoir une pleine valeur probante, notamment en cas de contentieux. De même, afin de respecter le principe du parallélisme des formes, nous ne pourrons accepter les documents signés électroniquement, ceux-ci n’ayant pas de valeur en dehors de l’environnement numérique et les Archives d’Alsace n’ayant pas encore d’outils permettant de recevoir, instruire, signer et retourner les bordereaux de manière entièrement dématérialisée et sécurisée. 

C’est uniquement à réception de la demande visée par le directeur des Archives d'Alsace que l’autorisation de détruire les documents est effective. Des observations sont éventuellement apportées par les Archives d'Alsace dans la colonne réservée à cet effet, notamment lorsque la destruction de certaines typologies de documents est refusée.

Les Archives d'Alsace peuvent avoir besoin de précisions pour autoriser l’élimination des documents : il est indispensable d’identifier un agent de votre administration capable d’apporter les précisions nécessaires.

A réception du bordereau d’élimination visé par les Archives d'Alsace, le service demandeur peut procéder à l’élimination des documents dont la destruction a été autorisée.

L’élimination des documents doit être réalisée par l’administration elle-même ou par une entreprise spécialisée, capable de garantir la destruction sécurisée des documents. Au terme de l’intervention, le prestataire retenu doit obligatoirement fournir au service demandeur un certificat de destruction.

L’administration dont émane la demande doit par ailleurs conserver indéfiniment les bordereaux visés par les Archives d'Alsace puisqu’ils déchargent les services de toute responsabilité juridique.