Les documents d’origine privée peuvent entrer aux Archives d'Alsace selon diverses modalités : le don, le dépôt, le legs ou la dation.
La majorité des archives privées entrent par don ou dépôt. Les procédures de legs et de dation restent très rares. Depuis quelques années, les Archives d'Alsace privilégient le don plutôt que le dépôt : celui-ci doit en effet être renouvelé systématiquement à la disparition du déposant ou des ayants droit et de plus, il est souvent assorti de conditions spécifiques de communication qui en limitent l’exploitation scientifique par les Archives d'Alsace.
D’un point de vue juridique, l’entrée d’archives privées peut se faire par différentes voies : le don, le dépôt, le legs ou la dation.
- le don est une libéralité qui se formalise par un acte de donation. Les documents deviennent de façon irrévocable propriété du donataire (CeA). Pour que le don soit effectif, l’acte ou la lettre de donation doit être signé par le donateur et être accepté par le donataire. Étant donné l’investissement que la Collectivité met dans la préservation et la mise à disposition des documents d’archives privées remis, le don constitue le mode d’entrée privilégié des archives privées ;
- le legs, libéralité proche du don, n’est effectif qu’au décès du légataire ;
- le dépôt, révocable, maintient le déposant comme le propriétaire des archives confiées aux Archives d'Alsace; formalisé par un contrat entre le déposant et le dépositaire (CeA), le dépôt est assorti d’un certain nombre de conditions ;
- la dation, très rare, équivaut à un paiement d’impôt en nature ; ce mode d’entrée ne concerne que des fonds à forte valeur marchande ; il doit être accepté par la commission interministérielle d’agrément pour la conservation du patrimoine artistique national (ou commission des dations).
Les archives privées peuvent contenir des documents soumis aux droits d’auteur, telles des œuvres cinématographiques, photographiques, écrites ou des témoignages oraux. Dans ce cas de figure, les Archives d'Alsace proposent des contrats de dépôt ou des lettres de donation, assortis d’un contrat de cession de droits.
Les modalités pratiques de remise des documents aux Archives d'Alsace sont définies au cas par cas, après étude de la nature des archives proposées.
