L’engagement des Archives d'Alsace auprès des producteurs d’archives, qu’ils soient publics ou privés, a pour objectif de rationaliser la gestion des archives et d’installer une relation de partenariat avec ces derniers.
Conseil
Le conseil demeure avant tout une démarche de sensibilisation permettant de faire connaître la réglementation en vigueur et le rôle des Archives d'Alsace ; chaque action est adaptée au statut public ou privé des documents, aux besoins des producteurs et aux difficultés qu’ils rencontrent.
Les Archives d'Alsace interviennent auprès des producteurs d’archives publiques dont la gestion est encadrée par la loi, afin de les assister dans le traitement de leurs archives. Cette intervention se traduit notamment par des déplacements sur site pour dresser des états des lieux et informer les services.
L’appui des Archives d'Alsace peut également se matérialiser par des actions de formation, régulièrement dispensées, afin de sensibiliser les administrations publiques à l’archivage.
Les détenteurs d’archives privées peuvent également être conseillés sur la bonne conservation et la valorisation de leurs fonds et collections ou accompagnés s’ils souhaitent confier définitivement leurs papiers aux Archives d'Alsace.
Contrôle scientifique technique et de l'Etat
Le conseil prend également la forme d’un contrôle dès lors qu’il s’agit d’archives publiques.
Le contrôle scientifique et technique de l'État, réglementé par le Code du Patrimoine, s'applique à l’ensemble des archives publiques, qu'elles émanent des services centraux et des services déconcentrés de l’Etat, des collectivités territoriales et des établissements publics, d’autres personnes morales de droit public ou encore des personnes de droit privé chargées d’une mission de service public.
Il porte sur les conditions de gestion, de collecte, de tri et d'élimination ainsi que sur le traitement, le classement, la conservation et la communication des archives publiques, qu’elles soient sous format papier ou électronique ; il ne peut être exercé que par le directeur des Archives d'Alsace et les autres fonctionnaires de l'État mis à disposition des services départementaux d’archives.
L’élimination des archives publiques est notamment soumise à l’autorisation préalable du directeur des Archives d'Alsace; chaque administration souhaitant procéder à la destruction d’archives doit réglementairement transmettre un bordereau d’élimination aux Archives d'Alsace qui se prononceront sur la pertinence de la demande d’élimination.
