La manipulation des documents est l’un des plus importants facteurs de leur dégradation. Prenez le plus grand soin de ceux qui vous sont confiés.
Cibler ses recherches, prendre conseil sur les sources réellement pertinentes à consulter, sont les premières précautions à prendre pour contribuer à la préservation des archives. Il s’agit ensuite de dépouiller les articles retenus sans gestes brusques ni précipitation, en n’oubliant jamais qu’ils demeurent, quel que soit leur état apparent, fragiles, et le plus souvent, uniques.
Gestes à proscrire
- Manipuler des documents à proximité de liquides, matières ou objets qui pourraient les dégrader : ni eau, ni nourriture, ni encre, ni colle, ni objet tranchant en salle de lecture.
- Sortir vigoureusement des documents de leur boîte, au risque d’en arracher une partie, ou les tasser pour les y replacer.
- Prendre un registre par la coiffe (rebord incurvé qui surmonte le dos d'un volume), au risque de l’arracher et de fragiliser la reliure.
- S’appuyer sur les documents ou s’en servir de sous-main, au risque de fragiliser ou de casser les reliures, de marquer, voire trouer, les supports.
- Tourner les pages en cornant leur bord ou en mouillant son doigt.
Habitudes à prendre
- Saisir les reliures par le milieu du dos.
- Transporter les boîtes, liasses ou registres à deux mains, à plat.
- Ouvrir les boîtes, prendre et remettre les documents avec attention. Prendre le temps de les ranger correctement, sans précipitation.
- Adapter la consultation au document : à plat ou, dès que possible pour en soulager la reliure, sur un lutrin pour un registre ; table dégagée, propre et suffisamment grande pour les documents de grand format (documents iconographiques, cartes, plans, etc.).
- Consulter une boîte, liasse ou registre à la fois.
- Ne pas écrire sur les documents. Utiliser un crayon (mine graphite) pour prendre des notes, toujours à côté du document, sans s’appuyer sur lui.
- Mettre des gants en coton pour manipuler les supports fragiles comme les photographies.
- Respecter l’ordre des liasses. Ne jamais reclasser soi-même.
- Signaler toute anomalie ou dégradation au personnel des Archives.
