La collecte est l’une des missions fondamentales d’un service d’archives : elle consiste à recueillir des documents publics ou privés auprès des administrations et des détenteurs d’archives privées. Le classement représente l’étape suivante : ce n’est qu’une fois les documents identifiés et les instruments de recherche rédigés que les fonds ainsi collectés seront accessibles au plus grand nombre.
La collecte
Il ne s’agit pas de collecter tous les documents produits par les administrations, les entreprises ou les particuliers : seuls les papiers présentant un réel intérêt historique rejoindront les Archives d'Alsace, quand les autres documents pourront être détruits.
Pour opérer cette sélection, l’archiviste s’appuie sur les textes réglementaires et sur ses connaissances historiques. Il juge de l’intérêt des documents qui se présentent à lui afin d’offrir la vision la plus complète et fidèle possible de notre temps aux citoyens de demain. Cette mission n’est donc pas sans enjeu, puisqu’à travers les versements, dépôts, dons et achats d’archives, se constitue petit à petit la mémoire de notre société.
Le classement
La collecte n’a de sens que si les documents entrés aux Archives d'Alsace sont classés pour pouvoir à terme être communiqués aux lecteurs.
Le classement recouvre ainsi l’ensemble des opérations matérielles et intellectuelles de mise en ordre des documents et comprend généralement quatre opérations successives :
- l’inventaire et la description des documents, pour obtenir une vision fiable et exhaustive des documents versés :
- la rédaction d’un plan de classement qui reflète le fonctionnement et les activités de l’organisme producteur des archives et dans lequel chaque document trouve sa place logique ;
- le conditionnement et la cotation des documents ;
- la rédaction d’un instrument de recherche qui récapitule de façon synthétique l’ensemble des informations historiques et archivistiques sur les documents et qui sera mis à disposition des lecteurs en salle de lecture.
