La consultation des documents conservés aux Archives est conditionnée à leur état matériel et aux règles de communicabilité fixées par le livre II du Code du patrimoine, modifié par la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008.
Les délais de communicabilité des Archives publiques
La loi de 2008 a introduit le principe de la libre communicabilité des archives publiques. Les documents administratifs des services déconcentrés de l’Etat, communicables au regard de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978, restent donc communicables après leur versement aux Archives.
Cependant, le législateur a souhaité protéger un certain nombre de secrets qui, selon leur nature, font l’objet de différents délais de communicabilité énumérés par le texte. De tels délais s’appliquent aussi aux documents qui ne sont pas administratifs mais d’état civil, des juridictions, du Parlement ou des notaires.
Les articles L. 213-1 et 213-2 du Code du patrimoine distinguent cinq délais spéciaux de communicabilité, de 25 à 120 ans, dont les principales applications sont présentées dans le tableau ci-dessous.
Sauf mention contraire, tous les délais sont calculés à partir de la date du document ou de la date du document le plus récent inclus dans le dossier ou le registre. L'ensemble des délais est disponible en téléchargement en bas de page.
La consultation par dérogation
Le ministère de la Culture peut accorder des dérogations générales de consultation pour des ensembles de documents ou certains fonds d’archives.
Pour les autres documents encore soumis à des délais de non-communicabilité, la consultation par dérogation est prévue par le Code du Patrimoine, dans la mesure où le motif de cette consultation ne porte pas atteinte aux intérêts protégés par la loi (articles L.213-3 à L.213-5, L.212-10-1 et R.212-50-2 du code du patrimoine). L’instruction de ces demandes est réglementairement fixée à deux mois à compter de leur réception.
L’autorisation de consultation des documents est accordée par le directeur des Archives d’Alsace, après avis du service versant. Les demandes de consultation de ces mêmes documents sont refusées par décision motivée du ministre chargé de la culture. En cas de refus, il est possible de recourir à l’arbitrage de la Commission d’accès aux documents administratifs.
Le lecteur qui souhaite faire une demande de dérogation de consultation doit adresser le formulaire adéquat dûment complété et signé, par courrier postal aux Archives d'Alsace - site de Strasbourg. Les dérogations accordées sont strictement individuelles et doivent être demandées par la personne qui viendra consulter les documents. Une autorisation de consultation ne vaut pas autorisation de reproduction. Les documents consultables par dérogation ne pourront pas être envoyés au demandeur. Ils doivent impérativement être consultés en salle de lecture des Archives d'Alsace, sur le site où sont conservés les documents (Strasbourg ou Colmar). Les documents ne peuvent en aucun cas être transférés d'une salle de lecture à l'autre.
Vous pouvez télécharger le formulaire de demande de consultation par dérogation et la fiche d'identification en bas de cette page.
La consultation d'archives privées
Les conditions de communicabilité des Archives d’origine privée sont déterminées au moment du don ou du dépôt par le propriétaire des documents, en accord avec la direction des Archives d'Alsace. Elles diffèrent donc en fonction des fonds.
Les documents dégradés
La direction des Archives d'Alsace peut décider d’exclure temporairement ou définitivement des documents dégradés de la consultation publique, si cette dernière est susceptible de nuire à leur conservation. L’état matériel des documents peut également justifier des contraintes spécifiques de manipulation et de consultation (port de gants, communication sur extrait, etc.).
