Classer et gérer vos archives

Tout dossier doit dès sa création être identifié par trois éléments :

• un intitulé ; proscrire les termes imprécis qui obligent à ouvrir le dossier pour connaître son contenu (ex: « Divers », « Autres »...) ;
• la typologie des documents ; n’indiquer que les typologies les plus courantes (factures, procès-verbaux, etc.) ;
• les dates extrêmes ; date d’ouverture et date de clôture du dossier.

Ces informations permettront de retrouver rapidement un document, d’appliquer les durées de conservation réglementaires et à terme, de trier efficacement les documents.

Au sein de chaque dossier, les documents doivent être ordonnés et classés rationnellement :

• les pièces les plus récentes se trouveront en début et les plus anciennes en fin de dossier, en veillant à systématiquement rattacher un courrier à sa réponse ;
• en cas de dossiers volumineux, les pièces relatives à un même objet et à plusieurs actions pourront être rassemblées en sous-dossiers ; 
• une fois le dossier clos, les doublons devront être éliminés en privilégiant la conservation des originaux datés et signés.

Les dossiers devront être classés par missions, grands domaines d’activités (administration générale, ressources humaines, comptabilité, etc.), et/ou typologies. On pourra pour cela s’inspirer des plans de classement des textes réglementaires et des tableaux de gestion en vigueur au sein des services.

Le classement de l’ensemble des dossiers se fera en fonction de leur nature et des facilités de compréhension par l’ensemble du personnel de votre administration ; il pourra être thématique, alphabétique, etc. On choisira par exemple un classement alphabétique pour les dossiers de personnel, etc.

Il faut éviter les plans de classement calqués sur les organigrammes des services, en raison de leur pérennité toute relative.

Le cycle de vie d’un document d’archive se compose de trois phases : 

• courante
• intermédiaire
• définitive

A chacune d’entre elles correspond un lieu de conservation spécifique.

Les archives courantes, c’est-à-dire les dossiers dont l’affaire est en cours, doivent rester dans le bureau de l’agent, qui pourra facilement les alimenter et les consulter.      

Les archives intermédiaires, c’est-à-dire les dossiers clos dont la durée d’utilité administrative n’est pas échue, doivent être mis en boîtes et stockés dans un local de préarchivage.

Seuls les dossiers complets, auxquels plus aucune pièce ne sera rajoutée par la suite, doivent être intégrés dans le local de pré-archivage.

Chaque boîte rangée dans ce local doit être identifiée sur sa tranche par trois éléments :

• son contenu : reporter sur la boîte les intitulés des dossiers ;
• les dates extrêmes, correspondant aux dates extrêmes de clôture des dossiers rassemblés dans une boite ;
• son sort final

Afin de faciliter la préparation des éliminations et versement futurs, il est souhaitable de reporter sur la boîte le sort final et l’année de fin de durée d’utilité administrative (DUA) : il faut pour cela se reporter aux textes réglementaires en vigueur, disponibles sur le site internet des Archives de France, ou aux tableaux de gestion en vigueur dans   les services.

Les archives définitives, c’est-à-dire les dossiers dont la durée d’utilité administrative est échue, n’ont pas vocation à rester dans le local de préarchivage et doivent faire l’objet d’un tri pour distinguer les archives qui doivent être éliminées de celles qui doivent être versées aux Archives d'Alsace.