Connaître la réglementation en vigueur

Quelques points sur la législation en vigueur

Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité (article L 211-1).

Les archives publiques sont imprescriptibles. Nul ne peut détenir sans droit ni titre des archives publiques. Le propriétaire du document, l'administration des archives ou tout service public d'archives compétent peut engager une action en revendication d'archives publiques, une action en nullité de tout acte intervenu en méconnaissance du deuxième alinéa ou une action en restitution (article L 212-1).

Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles veillent à leur gestion, à leur conservation et à leur mise en valeur dans l'intérêt public et sous le contrôle scientifique et technique de l'administration des archives (article L 212-6).

Les groupements de collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Ils veillent à leur gestion, à leur conservation et à leur mise en valeur dans l'intérêt public et sous le contrôle scientifique et technique de l'administration des archives. Ils peuvent également confier la conservation de leurs archives, par convention, au service d'archives de l'une des communes membres du groupement ou les déposer au service départemental d'archives compétent (article L 212-6-1).

En quoi consiste le contrôle scientifique et technique de l’Etat ?

Le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives des communes et groupements de communes s’exerce principalement :

A l’occasion du récolement obligatoire des archives

Selon les termes de l’arrêté interministériel portant règlement sur les archives des communes du 31 décembre 1926 (articles 4, 62-65) :

• Le récolement est obligatoire dans l’année qui suit chaque élection municipale ou communautaire (même si le maire/président est réélu) ainsi qu’à tout autre changement de maire/président (décès ou démission) ou lors du transfert des archives dans un nouveau local ou bâtiment.
• Le récolement consiste en un procès-verbal de récolement signé par les ancien et nouveau maires/présidents et une liste détaillée des archives.
• Le procès-verbal et le récolement servent à formaliser la passation de responsabilité du maire sortant au maire entrant. Ils permettent de certifier de façon contradictoire l’existence des archives à un moment donné, le maire étant responsable pénalement de toute destruction non réglementaire d’archives (articles 432-15 à 432-17 du Code pénal).
• Le récolement contient une description succincte des lieux de conservation, le métrage des grandes séries d’archives ou le nombre de registres ou de fichiers, les principaux intitulés des dossiers et leurs dates extrêmes, la mention des archives autres que communales, les documents en mauvais état ou les lacunes.
• Des détails sont attendus pour les collections de l’état civil, des délibérations communales et des arrêtés du maire, du cadastre ainsi que pour les documents anciens avant 1945. La difficulté à rédiger un récolement réside souvent dans le fait que les archives ne sont pas toujours classées ni bien identifiées. En cas de difficultés, les Archives d’Alsace peuvent offrir leur assistance technique.
• Du fait de sa date ancienne, l’arrêté interministériel n’évoque pas les archives des groupements de communes, qui, en prenant en charge des compétences communales, produisent des archives publiques complémentaires et indissociables des archives communales. Il est donc vivement recommandé, sur le modèle des communes, que les groupements de communes procèdent à un récolement de leurs archives.

Pour toute élimination d’archives

• L’élimination est un geste nécessaire lorsque les archives n’ont plus d’utilité administrative et n’ont pas d’intérêt historique. Elle évite à long terme le stockage coûteux d’archives inutiles ainsi que la perte faute de place dans le local archives, de documents historiques « oubliés » et éliminés par mégarde.
• L’élimination d’archives se fait sous le contrôle obligatoire des Archives d’Alsace qui délivrent des visas sur la base d’un bordereau d’élimination, formulaire à compléter par l’administration communale ou communautaire.

Par des visites dans les communes et groupements de communes

Des visites de contrôle sont effectuées tout au long de l’année selon des priorités définies par les Archives d’Alsace ou à la demande d’un maire ou président de groupement de communes. Elles permettent :

• De rappeler la réglementation en vigueur ;
• De conseiller l’administration sur toutes les questions d’archivage ;
• D’expliquer les principales règles de traitement des archives (tris, éliminations, classement) ;
• D’identifier précisément les archives historiques ;
• De vérifier l’état sanitaire des archives.

Par la prise en charge des archives sous forme de dépôt

Le dépôt garantit la conservation des archives selon les normes en vigueur, leur classement et leur valorisation par leur communication et leur diffusion.

Les archives déposées restent la propriété des communes qui peuvent les emprunter provisoirement dans le cadre d‘un projet culturel voire en obtenir la restitution sous certaines conditions.

Les archives communales déposées sont conservées dans la sous-série 8 E des Archives d’Alsace à Strasbourg et font l’objet d’inventaires consultables en ligne ou en salle de lecture.

Modalités de dépôt

Pour les communes de moins de 2 000 habitants (article L 212-11) :

• Les archives peuvent être confiées en dépôt, par convention, au service d'archives du groupement de communes à fiscalité propre dont elles sont membres ou au service d'archives de la commune membre désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci.
• Sont déposées aux Archives d’Alsace à l'expiration d'un délai de cent vingt ans pour les registres de l'état civil et de cinquante ans pour les autres documents destinés à être conservés à titre définitif. Toutefois, après déclaration auprès du représentant de l'Etat dans le département et accord de l'administration des archives, la commune peut conserver elle-même ses archives ou les confier au service d'archives du groupement de communes à fiscalité propre auquel elle appartient ou au service d'archives de la commune membre désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci.

Les communes de plus de 2000 habitants peuvent déposer leurs archives par convention (article L 212-12) :

• Soit au service d'archives du groupement de communes à fiscalité propre dont elles sont membres ou au service d'archives de la commune membre désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci ;
• Soit aux Archives d’Alsace à l'expiration d'un délai de cent vingt ans pour les registres de l'état civil et de cinquante ans pour les autres documents destinés à être conservés à titre définitif.

Par le suivi des travaux d’archivage réalisés par des archivistes professionnels dans les communes ou groupements de communes

Le contrôle s’exerce généralement a posteriori sur la base de rapports d’intervention remis aux collectivités locales qui doivent en adresser une copie aux Archives d’Alsace.