La description des éléments se fait sur les pages suivantes, article par article (= boite ou registre) :

• Numéro de l’article ou de la boite : chaque boite ou registre constitue un article qui doit être numéroté(e) en continu. Réunir les dossiers en article dans des boites de 10 à 15 cm d'épaisseur ; enlever les trombones, pochettes plastiques et élastiques qui polluent les dossiers.

• Description de l’article : le bordereau que vous allez rédigez va servir d'instrument de recherche pour les lecteurs qui viennent aux Archives d'Alsace, il doit donc être structuré et précis pour chaque article :
  • Répertoires : indiquer l’identité du notaire et préciser la nature des répertoires (alphabétique, chronologique).
  • Minutes : indiquer les numéros extrêmes des minutes conservées dans une boite.

• Dates extrêmes : dates des dossiers le plus ancien et le plus récent par article :
  • Répertoires : date d’ouverture et date de clôture de chaque répertoire sous la forme JJ/MM-AA – JJ/MM/AA.
  • Minutes : date de la minute la plus ancienne et la plus récente par boite sous la forme JJ/MM/AA.

• Observations : cette colonne vous permet de préciser le manque constaté de minutes, la dégradation matérielle de certaines d’entre elles, ou la non-identification du notaire producteur.

Le bordereau est un outil de gestion et de recherche. Merci d'en soigner la présentation et de préciser la signification des sigles éventuellement utilisés.

Vous pouvez télécharger le modèle de bordereau en cliquant sur ce lien.

Une fois la rédaction du bordereau de versement commencée, n’hésitez pas à transmettre celui-ci à votre référent archives afin que celui-ci valide en amont la structuration des éléments décrits.