Gérer et classer vos archives

Une bonne gestion des archives commence par l’application au quotidien de règles simples lors de la création et du classement des dossiers conservés dans les bureaux.

Un dossier correspond à une affaire

Un dossier est identifié par une chemise portant un titre, une description succincte du contenu et des dates extrêmes.

Si le dossier devient trop complexe et épais, on peut créer plusieurs dossiers, par année ou groupe d’années, par type de pièces (correspondance d’un côté, pièces techniques de l’autre) ou par action administrative (gestion financière d’un côté, suivi technique de l’autre).

On n’ouvre pas un dossier « Divers » et on ne laisse pas de côté des pièces isolées. Celles-ci doivent toujours être rattachées à un dossier précis sinon elles seront perdues à plus ou moins long terme.

Un dossier est toujours identifié

L’identification sur la couverture comprend obligatoirement un titre et des dates extrêmes. Le titre est précis : les intitulés du type « Affaires générales » ou « Correspondance » ne sont pas suffisants.

Idéalement le titre indique un objet et une action administrative du type : « Ecole communale, travaux de rénovation » ou « Réfection des trottoirs rue X, suivi financier ». Si le dossier correspond à un type de documents, cela peut apparaître dans l’intitulé : par exemple, « Relations avec le centre de gestion, correspondance ».

Le dossier est mis à jour

Si l’affaire devient complexe, des sous-dossiers sont constitués.

Les dates extrêmes sont corrigées si nécessaire.

Avant l’archivage du dossier, il convient d’éliminer les brouillons, les doubles, les formulaires vierges.

Le titre et les dates sur la chemise sont corrigés en conséquence (le titre peut être écrit au crayon de papier tant que le dossier est alimenté).

Lors du rangement du dossier, on veillera à enlever les trombones et autres attaches métalliques qui risquent de rouiller au cours du temps.

Le dossier est archivé et coté

Le dossier qui n’est plus consulté régulièrement mais doit être conservé jusqu’à la fin de sa durée d’utilité administrative, est mis en carton après contrôle de son intitulé et archivé. La boîte portera l’intitulé définitif.

Une boîte peut contenir plusieurs dossiers ou au contraire, un gros dossier peut être rangé dans plusieurs boîtes : dans ce dernier cas, le titre du dossier sera le même mais il s’accompagnera de dates différentes ou d’un sous-titre différent.

Les boîtes ne doivent pas être remplies complètement afin de ne pas gêner la sortie du dossier lors de sa consultation.

Un dossier doit être coté lors de son archivage définitif.

Les archives communales et plus largement les archives publiques connaissent trois âges qui correspondent à leur utilisation au quotidien et définissent les règles de tri en la matière :

• les archives courantes sont les documents d’utilisation régulière pour les besoins des services, établissements et organismes qui les ont produits ou reçus ;
• les archives intermédiaires sont les documents qui ont cessé d’être des archives courantes mais ne peuvent pas encore faire l’objet de tris et d’éliminations, en raison de leur utilité pour la bonne marche des services ;
• les archives définitives ou historiques sont les archives qui au terme de leur durée d’utilité administrative (DUA), ont fait l’objet de tris et d’éliminations et doivent être conservées sans limitation de durée.

Durant les deux premiers âges, la responsabilité de la gestion des archives incombe aux services communaux qui les ont produites ou reçues, sous le contrôle des Archives d’Alsace.

Des éliminations hors traitement des archives peuvent intervenir au jour le jour à l’intérieur des dossiers (doublons, brouillons, formulaires vierges notamment).

A l’échéance de la DUA, les archives font l’objet de tris par échantillonnage (chronologique, alphabétique, typologique) et d’éliminations. Les tris interviennent sur la base de textes et outils réglementaires (circulaires, tableaux de gestion ou référentiels d’archivage) en lien avec les Archives d’Alsace. Les archives doivent être éliminées réglementairement afin de gagner de la place, réduire le coût de stockage et en conséquence permettre la bonne conservation des archives définitives.

Les deux principales instructions pour le traitement des archives contemporaines des communes et groupements de communes :  voir textes de référence et à télécharger ?

• Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 sur le tri et conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales.)
• Préconisations DGP/SIAF/2014/006 du 22 septembre 2014 relatives au tri et à la conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d’activité spécifiques.

L’élimination d’archives se fait sous le contrôle obligatoire des Archives d’Alsace qui délivrent des visas d’élimination à partir de bordereaux d’élimination envoyés par les communes ou groupements de communes. Le visa protège les administrations d’éliminations arbitraires et non autorisées faute de connaissance des textes réglementaires.

La procédure d’élimination consiste en l’envoi aux Archives d’Alsace d’un bordereau d’élimination, dressé en deux exemplaires et signé par le maire. Après contrôle par l’archiviste, un exemplaire est retourné en commune muni du visa et doit y être conservé. Après réception du document, les archives peuvent être éliminées soit en interne soit en recourant à un prestataire extérieur.

Les communes ou groupements de communes peuvent faire appel pour le traitement complet des archives à des archivistes professionnels comme les archivistes itinérants des centres de gestion de la fonction publique territoriale du Bas-Rhin ou du Haut-Rhin, des sociétés d’archivage ayant reçu un agrément du Service interministériel des Archives de France ou encore des archivistes en free-lance.

Les communes et les groupements de communes possèdent des archives historiques qu’il convient de d’identifier et classer. Il existe un cadre de classement réglementaire thématique daté de 1926, et associant des lettres aux principaux domaines administratifs (exemple de la lettre D pour l’administration générale de la commune et 1 D pour la collection des registres des délibérations). Ce classement reste encore souvent en usage dans les communes, notamment pour les archives anciennes avant 1945. Ce cadre de classement reste adapté pour les communes de moins de 2000 habitants.

Les archives plus contemporaines, notamment dans le cas des communes de plus de 2000 habitants, peuvent être classées dans une série dite « W ». Ce classement nécessite que les boîtes soient numérotées en continu au sein d’un même ensemble de documents produits par un service et archivés à une date x et que leur contenu sommaire soit repris dans un document excel permettant des recherches par domaine administratif ou par numéro de versement. Ce type d’archivage indispensable pour les communes qui produisent beaucoup d’archives, nécessite une petite formation des référents archives.

Comment décrire un dossier d’archives

Toute description d’un dossier d’archives doit contenir :

• un objet et une action administrative comme : « Courrier arrivée, enregistrement » ; « Mairie, construction » ; « Bois communaux, adjudications » ; « Chemins vicinaux, entretien ») ;
• une ou plusieurs typologies de documents comme : délibérations, correspondance, circulaires préfectorales, devis, statistiques, listes de noms, procès-verbaux, états nominatifs, dossiers de personnel, factures, comptes, notes, actes notariés, contrats, statuts, plans, registre ;
• une ou des dates comme : 1990 ; 1934-1956 ; janvier-mars 1990 ; vers 1930 ; s. d. (sans date).

Un exemple contenant tous ces éléments :

« Ecole maternelle, rénovation : correspondance, devis, factures (1980-1982). »

Le classement des archives est parfois difficile mais il est surtout chronophage notamment lorsque les archives anciennes se présentent sans description. Il peut être confié aux archivistes itinérants des centres de gestion de la fonction publique territoriale du Bas-Rhin ou du Haut-Rhin, à des sociétés privées d’archivage bénéficiant d’un agrément du service interministériel des archives de France ou à des archivistes en free-lance.

Les archives confiées en dépôt aux Archives d’Alsace doivent faire l’objet préalablement d’une description au moins sommaire sauf dans le cas de documents anciens difficiles à lire et à comprendre.